Administrative & Office Manager

Tribe Communication, agenzia di comunicazione con sede a Milano, cerca un/a Responsabile Amministrativo/a e Gestionale  per rafforzare il proprio team.

Scopo di questo ruolo è garantire l’efficienza amministrativa e gestionale dell’ufficio, occupandosi del rispetto delle scadenze fiscali e finanziarie, dell’organizzazione documentale e del supporto operativo nella gestione quotidiana.

Attività prevista

Gestione Amministrativa e Finanziaria:

• Organizzazione e supervisione del ciclo attivo e passivo  (fatture, pagamenti, incassi).
• Aggiornamento costante e preparazione della reportistica economica e finanziaria  per il monitoraggio mensile/trimestrale/annuale.

Gestione Operativa:

• Organizzazione e monitoraggio delle scadenze amministrative  (ciclo attivo e passivo, pagamenti, incassi)
• Coordinamento con il commercialista  per il conferimento di tutta la documentazione amministrativa quindicinale e mensile
•   Gestione dei rapporti con clienti  per recupero crediti 
• Gestione dei rapporti con i fornitori  per preventivi e pagamenti
• Supporto operativo al CFO  per la pianificazione economico-finanziaria
• Gestione delle pratiche del personale  (assunzioni, cessazioni, presenze, malattie, ecc.).
• Supporto amministrativo/gestionale al reparto Account  per il monitoraggio amministrativo/ economico/finanziario delle commesse 
• Coordinamento con fornitori tecnici e di servizio  (pulizie, manutenzione, ecc.)

Gestione settimanale/quindicinale

• Emissione e registrazione fatture attive e passive
• Organizzazione dei pagamenti (distinte, scadenziari, F24)
• Organizzazione documentale INTRA, RdA, ecc.
• Controllo cash flow e previsioni mensili
• Raccolta documentale per la contabilità (ciclo attivo/passivo, Intra, ecc.)
• Comunicazione con clienti per solleciti di pagamento
• Interfaccia con fornitori per ordini, interventi, e contratti di servizio
• Verifica e aggiornamento documentazione del personale (assunzioni, dimissioni, smart working, presenze, malattia, ecc.)
• Verifica gestione e monitoraggio manutenzioni della sede (Sicurezza, manutenzioni, ecc.) 

Requisiti e competenze richieste:

• Esperienza pregressa  nel ruolo  (meglio se nel settore della comunicazione).
• Competenze tecniche  (specificare nella candidatura il livello di conoscenza del pacchetto Office e la tipologia/nome di piattaforme utilizzate ad oggi, la padronanza di software gestionali, ecc.). 
• Capacità organizzativa  e pianificazione del proprio tempo
• Ottime doti comunicative e relazionali  (specificare soft skills nella candidatura).
• Conoscenza della lingua inglese

Cosa offriamo:

• Tipo di contratto: CCNL da definire in base alla candidatura
• Retribuzione da definire in base all'esperienza. 
• Benefit (ticket) 
• Ambiente di lavoro dinamico e stimolante con opportunità di crescita professionale.

Risultati attesi a 12 mesi

• Rispetto delle scadenze senza necessità di solleciti
• Flussi economici e finanziari aggiornati con precisione
• Autonomia crescente nella gestione ordinaria
• Autonomia crescente nella relazione con Clienti e fornitori
• Fluida relazione interna con i team amministrativo, operativo e commerciale
• Relazione professionale con i Clienti
• Riduzione dei costi fissi e miglioramento dell’efficienza dei contratti di servizio

KPI da raggiungere in 12 mesi

• % scadenze rispettate senza errore (target: 100%)
• Accuratezza delle registrazioni contabili (numero errori mensili: ≤2)
• Riduzione dei tempi di ritardo dei pagamenti dei Clienti
• Livello di autonomia percepita dal CFO (valutazione semestrale) 



Priorità dell’agenda

• Monitoraggio finanziario costante 
• Reportistica in funzione del Controllo di gestione
• Scadenze fiscali e finanziarie
• Solleciti e fatturazione clienti

Soft Skills

• Esperienza pregressa in ambito amministrativo-contabile
• Precisione, affidabilità e capacità di organizzazione
• Autonomia nella gestione delle attività 
• Spirito proattivo e voglia di crescere
• Capacità relazionali e comunicative
• Conoscenza dei principali strumenti digitali e gestionali
• Problem solving immediato