Contract e Tender Specialist

La Divisione ICT Corporate di Synergie Italia, dedicata al Professional Staffing e Ricerca e Selezione di personale qualificato, seleziona, per azienda multinazionale che opera nel settore dell'Information & Communication Technology e delle Telecomunicazioni un/una:

Contract e Tender Specialist

La figura verrà inserita nell’ambito del team di Tender & Contract Office – Business Unit Private & Public Sector per la gestione delle attività afferenti all’analisi e avvio dei contratti acquisti comprensivi degli aspetti relativi alla redazione della documentazione per la sicurezza sul lavoro.

Il candidato/a inoltre dovrà supportare il team nell’analisi e risposta ai bandi gara e nella qualificazione e aggiornamento degli Albi Fornitori.

Il candidato/a opererà a stretto contatto con i colleghi/e delle Sales Unit e del Program Management Office, responsabili delle diverse offerte/contratti e con le diverse funzioni aziendali coinvolte nelle specifiche opportunità (Offering, Legal, Controlling, Quality, Finance e Technology Unit) con l’obiettivo di assicurare la corretta presentazione della documentazione per l’esecuzione del contratto nel rispetto delle scadenze previste.

IL RUOLO AVRÀ LE SEGUENTI RESPONSABILITÀ:

1.Analizzare i contratti acquisti per determinare gli adempimenti necessari a rendere operativi gli stessi. A titolo esemplificativo e non esaustivo sono ricompresi i seguenti temi:

• idoneità professionale e sicurezza sul lavoro;
• valutazione dei rischi;
• data privacy;
• richieste di autorizzazioni al subappalto;
• comunicazione della regolarità contributiva e fiscale;

2.Predisporre la documentazione amministrativa per rendere esecutivo il contratto, in accordo con i Program Delivery Manager e con le funzioni aziendali coinvolte, nel rispetto delle tempistiche previste, nonché gestire e predisporre la documentazione amministrativa di gara, ove necessario.

3.Reperire la documentazione a supporto (fidejussioni, polizze assicurative, documenti di regolarità contributiva, certificati giudiziari, certificazioni qualità, documenti dei fornitori in subappaltato, ecc..) presso le strutture competenti interne ed i partner esterni (subappaltatori, imprese ausiliarie, partner di RTI), mantenendola aggiornata nel repository documentale del team.

4.Verificare la presenza di tutta la documentazione richiesta per l’avvio del contratto indicando ai differenti contributori interni ed esterni eventuali mancanze.

5.Gestire la fase di sottoscrizione, della documentazione contrattuale coordinandosi, ove necessario, con partner di RTI, subappaltatori e aziende ausiliarie.

6.Predisporre la documentazione richiesta per l’accesso del personale ai siti Cliente, reperendola i dati necessari presso le strutture interne ed i partner esterni (fornitori in subappalto, imprese con lavoratori operanti in distacco), con riferimento alle seguenti tematiche:

•sicurezza sul lavoro

•valutazione dei rischi provvedendo all’aggiornamento puntuale dei documenti nel corso della fase di delivery del progetto.

7.Aggiornare le qualificazioni agli Albi fornitori e garantire il corretto mantenimento dei dati nei Portali Acquisti delle stazioni appaltanti per gli aspetti afferenti a contratti in corso.

8.Gestire l’archiviazione elettronica e cartacea dei dati e dei documenti contrattuali nel rispetto della strutturazione del repository comune del team.

• Possedere una sufficiente conoscenza dei contesti tecnologici relativi alle gare/contratti di interesse per l’azienda.
• Possedere la giusta capacità di approfondimento per affrontare procedure contrattuali regolate dalle normative della legislazione vigente in tema di sicurezza sul lavoro (Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro - D.Lgs. 81/08), Data Privacy (GDPR), e dal codice degli appalti pubblici (D.Lgs 36/2023).
• Essere in grado di muoversi in autonomia nella ricerca di tutte le informazioni necessarie sapendo coinvolgere tutti gli interlocutori necessari in un’ottica di collaborazione inter-funzionale
• Garantire il rispetto delle tempistiche, sapendo reggere la pressione in uno scenario caratterizzato da varie scadenze in parallelo.
• Disporre di ottime capacità gestionali, comunicative e di analisi.
• Applicare un approccio metodico con elevato livello di precisione e di risoluzione dei problemi.
• Saper utilizzare i più diffusi strumenti di Office, di Collaboration e avere la capacità di utilizzare i sistemi informativi dell’azienda.

Costituisce inoltre titolo preferenziale:

•Un’esperienza professionale pregressa nell’ambito di attività gestionali e di pianificazione in ambito commerciale, deployment o acquisti;

almeno 2 anni di esperienza in azienda che opera per bandi di gara e/o specializzate nella verifica dei requisiti della sicurezza sul lavoro

•Titolo di studio universitario con indirizzo economico, giuridico o ingegneristico gestionale o diploma

•Un buon livello di conoscenza della lingua inglese, in particolare in lettura

Sede di lavoro: Roma

Inserimento diretto a tempo indeterminato con RAL da commisurare;

✓Smart working fino al 50%

✓Gestione flessile dell’orario di lavoro in ingresso e in uscita

✓Ticket Restaurant da 8 euro per tutti i giorni lavorativi

✓Welfare di 300 euro annui

L'offerta è rivolta a candidatə nel rispetto del Dlgs 198/2006 e dei Dlgs 215/2003 e 216/2003.

Le persone interessate sono invitate a leggere l'informativa privacy ex artt. 13 e 14 del Reg. UE 2016/679.

Aut. Min. Prot. N. 1207 – SG del 16/12/2004