Coordinatore Officina Cifa

La risorsa sarà responsabile di assicurare il corretto supporto amministrativo, organizzativo e operativo alle attività dell’officina, garantendo la gestione efficace dei flussi documentali e gestionali, la programmazione delle attività e il coordinamento tra clienti, officine autorizzate e funzioni interne.

Il ruolo prevede inoltre il presidio dei processi post‑vendita, il supporto alla fatturazione e alla pianificazione degli interventi, contribuendo alla fluidità ed efficienza complessiva del reparto.

Responsabilità principali

• Gestire le attività di back office a supporto dell’officina, assicurando continuità e correttezza dei flussi amministrativi e operativi
• Curare la preventivazione e la fatturazione degli interventi, verificando la completezza e correttezza dei dati
• Gestire le chiamate dei clienti per la pianificazione degli appuntamenti e la raccolta delle informazioni necessarie
• Aggiornare e monitorare il file di programmazione officina, supportando la gestione dei carichi di lavoro e delle priorità
• Condurre il flash meeting settimanale di reparto, garantendo allineamento su attività, priorità e criticità
• Interfacciarsi con officine autorizzate per la gestione tecnico‑amministrativa delle lavorazioni e dei flussi documentali
• Monitorare i portali delle case madri per scadenze manutentive e rinnovi contrattuali (telediagnosi, CIFA Vista, LiveLink)
• Gestire il lancio dei picking relativi ai ricambi (OVO, CA, ODL)
• Collaborare con l’ufficio acquisti per la gestione dei materiali necessari alle lavorazioni
• Coordinarsi con capi officina, tecnici, magazzino e amministrazione per garantire l’efficienza dei processi
• Pianificare e gestire la formazione tecnica in base ai calendari delle case madri
• Monitorare l’avanzamento delle attività di officina, segnalando eventuali ritardi o criticità
• Gestire la relazione con i clienti, fornendo aggiornamenti e supporto informativo
• Supportare la gestione documentale relativa a garanzie, campagne tecniche e contratti di servizio
• Predisporre report, file di controllo e strumenti di monitoraggio
• Garantire l’archiviazione ordinata e completa della documentazione
• Esperienza in ruoli analoghi in contesti di officina o post‑vendita (preferibile settore automotive o macchine industriali)
• Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità
• Buone competenze amministrative e documentali
• Capacità relazionali e di coordinamento con interlocutori interni ed esterni
• Familiarità con sistemi gestionali e strumenti di pianificazione
• Precisione, problem solving e orientamento al cliente