Descrizione dell'offerta
EVENTS & PROJECT SPECIALIST
Riporta a: Head of Events
Sede: Milano (Unipol Dome)
✨Contratto: Full Time / Data di inizio : entro luglio 2026
Missione del Ruolo: La risorsa supporterà le attività di coordinamento operativo, project management e relazione con clienti e promoter, contribuendo alla pianificazione, organizzazione e gestione degli eventi ospitati presso la venue Unipol Dome. Il ruolo prevede un coinvolgimento trasversale nelle diverse fasi operative degli eventi live e corporate, garantendo il corretto allineamento tra stakeholder interni ed esterni.
Responsabilità principali
Client Management & Meeting Coordination
- Pianificazione e coordinamento dei meeting di preparazione agli eventi con clienti e promoter;
- Predisposizione di task list, follow-up e reportistica relativa agli incontri;
- Gestione autonoma di meeting operativi e di allineamento;
- Organizzazione e partecipazione a sopralluoghi e incontri presso la venue.
Coordinamento interno e allineamento operativo
- Pianificazione di meeting verticali e interfunzionali tra i dipartimenti coinvolti negli eventi;
- Supporto al coordinamento operativo delle attività tra le diverse funzioni aziendali;
- Preparazione di documentazione operativa, task list e report di avanzamento.
Event Operations
- Supporto alla gestione operativa degli eventi e delle attività collaterali richieste da clienti e promoter;
- Coordinamento delle attività onsite, inclusi sopralluoghi e verifiche operative;
- Monitoraggio delle esigenze organizzative legate agli eventi live e corporate.
Project Management & Operational Control
- Aggiornamento e gestione degli strumenti di project management (to do list, matrici RACI, Gantt e timeline di progetto);
- Monitoraggio delle tempistiche di delivery e dello stato di avanzamento delle attività;
- Verifica e aggiornamento degli strumenti operativi a supporto degli eventi, incluse checklist, budget e reportistica.
Materiali di presentazione e sviluppo progettuale
- Aggiornamento e ottimizzazione dei materiali di presentazione della venue (schede tecniche, price list e documentazione commerciale);
- Supporto alla redazione della presentazione relativa al progetto “Estate 2027”;
- Collaborazione allo sviluppo di presentazioni dedicate alla revisione di procedure e processi interdipartimentali.
Requisiti
- Esperienza nel coordinamento operativo di eventi live e corporate
- Ottime capacità di project management e gestione delle priorità
- Esperienza nella gestione di meeting, stakeholder e clienti
- Capacità di coordinamento tra team e dipartimenti interfunzionali
- Ottima organizzazione, problem solving e attenzione ai dettagli
- Buona conoscenza di strumenti di reporting, timeline, Gantt e task management
- Ottima conoscenza di PowerPoint ed Excel
- Ottima conoscenza della lingua italiana e inglese