Executive Assistant

Per conto di una prestigiosa Fondazione di partecipazione indipendente, Ente del Terzo Settore, dedicato alla ricerca clinica e all'alta formazione, ricerchiamo un/una Executive Assistant . La Fondazione gestisce un'intensa attività scientifica in collaborazione con istituzioni pubbliche, aziende e atenei internazionali, operando all'interno di un ecosistema integrato d'eccellenza sanitaria riconosciuto a livello europeo e accreditato dal Ministero dell'Università e della Ricerca (MUR).

Aree di responsabilità

La risorsa agirà come punto di raccordo tra l’operatività della Fondazione e la governance istituzionale della Fondazione, occupandosi di:

• Governance e Segreteria Societaria : gestione delle convocazioni formali del CdA e del Collegio di Indirizzo nel rispetto dei termini statutari;
• Compliance Documentale : redazione, analisi e verifica di documentazione amministrativa e supporto nella tenuta dei libri verbali degli organi collegiali;
• Coordinamento Scientifico: monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti di ricerca attivi, analisi dell’allocazione del tempo e dei Gantt di progetti multipli;
• Relazioni Istituzionali e PR : gestione dei rapporti con Partner internazionali, Fondatori Partecipanti e Sostenitori, curando l'immagine della Fondazione;
• Executive Support : gestione delle risposte legali e commerciali, pianificazione degli appuntamenti, organizzazione meeting e trasferte internazionali;
• Reporting : elaborazione e stesura di progetti e reportistica di team, raccogliendo e analizzando dati clinici e di ricerca.

Caratteristiche personali e professionali

• Esperienza : esperienza consolidata in ruoli di Executive Assistant o PR;
• Formazione: Laurea in Legge, Economia, Comunicazione, Pubbliche Relazioni, Lingue o similari;
• Competenze Linguistiche : ottima conoscenza della lingua inglese (scritto e parlato), la conoscenza di una seconda lingua costituisce titolo preferenziale;
• Competenze Digitali : approfondita conoscenza del pacchetto Office, Outlook e strumenti di gestione progetti (Gantt).

Competenze comportamentali

• Autorevolezza e diplomazia : capacità di adottare un registro comunicativo formale, colto e sicuro nel confronto con interlocutori istituzionali, accademici e investitori.
• Pensiero analitico : attitudine alla raccolta, alla sintesi e all'elaborazione di dati complessi, sia di natura clinica che gestionale, finalizzata alla redazione di progetti e rapporti per la direzione.
• Resilienza e gestione di situazioni complesse : capacità di operare con efficacia e lucidità in un ambiente caratterizzato dai ritmi serrati e da scadenze legali e statutarie.
• Risoluzione proattiva dei problemi : capacità di anticipare criticità logistiche o organizzative dei vertici aziendali, intervenendo con tempestività e autonomia nella ricerca di soluzioni.
• Riservatezza e integrità : gestione di informazioni sensibili, dati di ricerca e protocolli etici con il massimo rigore professionale e nel rispetto dei valori della Fondazione.
• Precisione e rigore metodologico : estrema attenzione ai dettagli nella gestione dei flussi documentali e nel rispetto delle procedure formali previste dallo statuto.