Executive Assistant and Office administration manager Part Time

Per conto di una boutique internazionale di consulenza manageriale con sede a Padova, specializzata in strategia, ingegneria aziendale e trasformazione digitale, si ricerca l’azienda una figura di Executive Assistant & Office Administration Manager , da inserire con contratto part-time . Il ruolo prevede un’interazione diretta con i vertici aziendali e un presidio organizzativo e amministrativo trasversale. L'azienda collabora con importanti brand nei settori moda, accessori, lusso, retail e sportswear, offrendo soluzioni innovative e personalizzate per supportare la crescita delle medie imprese. L’ambiente di lavoro è dinamico, con un forte orientamento alla crescita professionale e alla valorizzazione delle competenze individuali.

Descrizione del ruolo:

La figura selezionata gestirà le attività quotidiane di segreteria direzionale , amministrazione operativa , gestione dell’ufficio e supporto alla comunicazione interna , con un carico settimanale contenuto ma costante. È previsto un impiego su base part-time , compatibile con una gestione autonoma ed efficiente del tempo.

Responsabilità principali:

Segreteria Direzionale / Personal Assistant

• Gestione dell’agenda e degli appuntamenti di due soci
• Coordinamento viaggi e trasferte (hotel, treni, sale meeting, catering)
• Supporto nella preparazione di presentazioni e documenti operativi
• Follow-up su attività commerciali e supporto alla comunicazione interna

Amministrazione Operativa / HR Light

• Predisposizione e invio di fatture e note spese
• Invio documentazione al commercialista e al consulente del lavoro
• Monitoraggio scadenze pagamenti clienti e fornitori
• Esecuzione di pagamenti autorizzati, gestione rapporti bancari

Gestione ufficio & relazioni esterne

• Gestione forniture, IT e chiamate in entrata
• Organizzazione eventi aziendali e accoglienza ospiti
• Interazione con segreterie clienti/prospect e supporto alla comunicazione scritta

Requisiti:

• Esperienza pregressa in ruoli analoghi (Office Manager, Executive Assistant, Amministrazione)
• Capacità di lavorare in autonomia con metodo, ordine e senso di responsabilità
• Competenze amministrative di base (fatturazione, archiviazione, gestione spese)
• Ottima conoscenza di Excel, PowerPoint e strumenti digitali
• Ottime capacità comunicative, riservatezza e approccio collaborativo
• Inglese scritto e orale di base (preferibile)
• Aspetto professionale e curato, in linea con gli standard aziendali

Cosa si offre:

• Contratto part-time , con orario e distribuzione da definire in accordo con la persona selezionata
• Inserimento in un contesto stimolante, a contatto diretto con la direzione
• Ruolo flessibile ma centrale nella gestione organizzativa e relazionale dell’azienda
• Compenso e inquadramento in linea con l’esperienza