Executive Assistant / Business Operations Assistant

IQM Selezione, società di head‑hunting che da 20 anni accompagna Aziende e Professionisti nella crescita con un approccio etico, consulenziale e fortemente attento al valore delle persone, per dinamica azienda operante nel settore del commercio B2B, ricerca una risorsa per il ruolo di:

Requisiti

Diploma o Laurea, preferibilmente ad indirizzo economico, gestionale, logistico, giuridico, linguistico, comunicazione o affine;

Esperienza pregressa, anche non particolarmente lunga ma significativa, in ruoli di Executive Assistant, Assistente di Direzione, Office Manager, Operations Assistant, Project Coordinator, Business Assistant, Sales/Operations Support o ruoli analoghi a diretto supporto di imprenditori, CEO, Direzione Generale o proprietà aziendale;

Gradita provenienza da contesti imprenditoriali, PMI strutturate, gruppi societari, aziende di logistica/trasporti, servizi, consulenza, trading, distribuzione, retail operations, eventi complessi o realtà caratterizzate da elevata operatività, dinamismo e cambiamento organizzativo;

Forte curiosità professionale, desiderio di apprendere e attitudine al miglioramento continuo;

Mentalità imprenditoriale, senso di responsabilità e orientamento concreto al risultato;

Ottime capacità organizzative, di pianificazione, gestione delle priorità, monitoraggio delle scadenze e follow‑up costante delle attività;

Capacità di trasformare idee, riunioni, indicazioni e intuizioni della Direzione in attività concrete, ordinate, monitorabili e portate a completamento;

Spiccata proattività, autonomia operativa e capacità di individuare problemi, criticità e opportunità, portandoli tempestivamente all’attenzione della Direzione con approccio concreto e orientato alla soluzione;

Buona capacità di sintesi, chiarezza espositiva e attitudine a rappresentare priorità, avanzamenti, criticità e possibili soluzioni in modo ordinato e facilmente fruibile;

Precisione, meticolosità, affidabilità e capacità di mantenere ordine, metodo e controllo anche in contesti complessi, veloci e poco standardizzati;

Buona resilienza, solidità personale e capacità di lavorare a stretto contatto con una Direzione fortemente operativa, esigente e orientata al risultato;

Intelligenza relazionale, tatto, equilibrio comunicativo e capacità di sollecitare, ricordare e presidiare le attività con fermezza ma con adeguata sensibilità rispetto ai tempi, ai modi e alle priorità della Direzione;

Umiltà operativa, disponibilità a svolgere anche attività pratiche e quotidiane, unita ad ambizione, energia e desiderio di costruire nel tempo un ruolo di crescente responsabilità e fiducia;

Ottima dimestichezza con i principali strumenti informatici, digitali e gestionali; gradita familiarità con strumenti di produttività, project management, CRM, sistemi di archiviazione digitale e soluzioni di Intelligenza Artificiale applicate all’organizzazione del lavoro;

Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata, sufficiente per interfacciarsi con interlocutori esteri, documentazione, email e attività di coordinamento internazionale;

Domicilio in aree compatibili con la presenza continuativa presso la sede aziendale di Milano/Linate.

Responsabilità La risorsa sarà inserita all’interno della società capogruppo e lavorerà a diretto riporto della Proprietà/Direzione. Il ruolo avrà l’obiettivo di supportare la Direzione nella gestione operativa, organizzativa e trasversale delle attività aziendali e societarie, contribuendo a garantire metodo, presidio delle priorità, controllo delle scadenze, avanzamento dei progetti e progressivo miglioramento dei flussi informativi e organizzativi.

La figura non svolgerà un ruolo meramente esecutivo o di assistenza direzionale tradizionale, ma sarà progressivamente coinvolta nel presidio operativo di attività, informazioni, interlocutori, scadenze e iniziative trasversali alle diverse società del gruppo.

Supportare la Direzione nella gestione quotidiana delle attività operative, organizzative e progettuali;

Presidiare agenda, priorità, scadenze, appuntamenti, riunioni, follow‑up e attività da completare;

Monitorare l’avanzamento di progetti, task e iniziative trasversali alle diverse società del gruppo;

Trasformare riunioni, idee e indicazioni operative in liste di attività, responsabilità, scadenze e successive verifiche;

Raccogliere, organizzare e sintetizzare informazioni utili alla Direzione per la presa di decisioni operative;

Individuare criticità, ritardi, anomalie o opportunità, segnalandole tempestivamente alla Direzione in modo chiaro, strutturato e orientato alla soluzione;

Sollecitare internamente ed esternamente l’avanzamento delle attività, mantenendo il presidio fino alla loro effettiva chiusura;

Predisporre riepiloghi, report, promemoria, liste di priorità, documenti di sintesi e strumenti di controllo operativo;

Supportare la Direzione nella gestione dei rapporti con collaboratori, consulenti, fornitori, clienti, partner e referenti delle diverse società;

Contribuire all’organizzazione e al miglioramento dei flussi informativi, documentali e operativi;

Utilizzare strumenti digitali, gestionali e, ove opportuno, soluzioni di Intelligenza Artificiale per ottimizzare organizzazione, monitoraggio, archiviazione, pianificazione e produttività;

Supportare la Direzione nel mantenimento dell’ordine operativo e nella definizione delle priorità, anche attraverso momenti periodici di aggiornamento, verifica e riallineamento;

Svolgere eventuali attività di coordinamento trasversale tra diverse aree aziendali, mantenendo un approccio operativo, concreto e orientato al risultato;

Collaborare con la Proprietà nello sviluppo progressivo del ruolo, con possibilità di crescita futura in funzione delle competenze, dell’autonomia e del livello di fiducia acquisito;

Altri adempimenti organizzativi, amministrativi, operativi e societari richiesti dal ruolo.

Inserimento e Retribuzione Inserimento: immediato.

Sede di lavoro: Milano/Linate.

Inquadramento e retribuzione indicativi: contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato, full‑time, con adeguato periodo di prova.

Retribuzione annua lorda prevista: 42.000 € – 55.000 €, da definire in funzione dell’effettiva esperienza, del potenziale, delle competenze maturate e del livello di autonomia operativa del candidato/a selezionato/a.

Buoni pasto da 7 € al giorno. Parcheggio gratuito.

Il ruolo è destinato ad evolvere nel tempo: la persona selezionata avrà l’opportunità di diventare un punto di riferimento sempre più centrale per la Proprietà e per l’organizzazione, assumendo progressivamente maggiori responsabilità operative, progettuali e trasversali.

Informativa di Pari Opportunità La selezione rispetta il principio delle pari opportunità (L. 903/77). Aut. Min. 1314 RS

#J-18808-Ljbffr