Descrizione dell'offerta
L’Executive Assistant & Facilities Officer supporta il management nelle attività organizzative, amministrative e operative, assicurando il corretto funzionamento delle infrastrutture aziendali, dei servizi interni e delle attività di supporto ai clienti e alle agenzie.
La figura svolge un ruolo chiave nel coordinamento delle attività amministrative, nella gestione dei fornitori e nel supporto alla reportistica e ai processi aziendali, supportata dal management interno.
Key responsabilities
Facilities Management
- Gestione della manutenzione del building
- Coordinamento interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria.
- Supervisione fornitori di servizi (pulizie, sicurezza, manutenzione, utilities).
- Monitoraggio delle condizioni degli spazi aziendali e miglioramento dei servizi interni.
Fleet & Travel Management
- Gestione amministrativa del parco auto aziendale (assegnazioni, contratti, scadenze, manutenzioni, assicurazioni, sinistri).
- Monitoraggio costi e reportistica relativa ai veicoli aziendali.
- Management delle prenotazioni di hotel e viaggi
IT & Workplace Setup
- Gestione e setup dei dispositivi aziendali (laptop, telefoni, accessori) per nuovi ingressi o sostituzioni.
- Coordinamento con il reparto IT per assistenza tecnica.
- Gestione inventario dispositivi e asset aziendali.
Commercial & Financial Support
- Validazione delle provvigioni e supporto alla verifica dei dati relativi a clienti e agenzie.
- Controllo e gestione dei premi per agenzie/clienti.
- Preparazione e aggiornamento della reportistica BI per clienti.
Procurement & Data Management
- Gestione e monitoraggio delle RDA
- Coordinamento con fornitori per ordini e contratti.
- Monitoraggio budget relativi a servizi generali e forniture.
- Supporto alla creazione e aggiornamento di dashboard e report BI.
- Gestione e archiviazione documentale.
Amministrazione del personale
- Chiusura cartellini
- Consulenza lavoratori con supporto dello studio esterno
- Archiviazione dei documenti sensibili
- Gestione fase Onboarding
- Sicurezza e visite mediche periodiche
- Audit e report costi del personale
Required Skills & Qualifications
- Esperienza pregressa in ruoli di Executive Assistant, Office Manager, Operations o Facilities.
- Inglese C1
- Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
- Buona conoscenza di Excel e Business Intelligents
- Precisione e attenzione ai dettagli, soprattutto nella gestione amministrativa.
- Capacità di coordinamento con fornitori e diversi dipartimenti aziendali.
- Buone capacità comunicative e problem solving.
- Conoscenza di strumenti ERP o gestionali aziendali.
Soft Skills
- Affidabilità e discrezione.
- Approccio proattivo e orientamento alla soluzione.
- Capacità di lavorare in autonomia e gestire attività multiple.
- Flessibilità e spirito di collaborazione.