Descrizione dell'offerta
Grafton Office* è un team dedicato a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito Accounting, Sales, Marketing, HR, Legal, Purchasing and Office Management.
Siamo un team di professionisti appassionati, lavoriamo per accompagnare i nostri candidati verso le mansioni ed i contesti aziendali più coerenti con le loro competenze e le loro aspettative.
Per azienda cliente nell’ambito organizzazioni di categoria, ricerca :
1 Executive Assistant
La risorsa si occuperà di supportare il Direttore nella gestione delle attività quotidiane, fornendo assistenza organizzativa, amministrativa e comunicativa. Svolge un ruolo chiave nel coordinamento degli impegni confederali e istituzionali, nella gestione delle relazioni interne ed esterne e nel supporto alla strategia dell’organizzazione. Possiede abilità nel gestire priorità in un ambiente dinamico complesso.
Nello specifico si occuperà di :
- Gestione Complessa dell'Agenda: Pianificare, coordinare e ottimizzare l'agenda del Direttore Nazionale, gestendo appuntamenti, riunioni istituzionali e priorità in continua evoluzione.
- Filtro e Comunicazione: Gestire in modo professionale ed efficiente le comunicazioni in entrata e in uscita (telefonate, e-mail, posta), smistando le informazioni alle direzioni competenti e garantendo tempestività nelle risposte.
- Relazioni Istituzionali e Interne: Fungere da punto di contatto primario tra il Direttore e le diverse aree dell’organizzazione e gli stakeholder esterni (Ministeri, Istituzioni, Sedi Territoriali e Regionali altre società e associazioni di categoria).
- Organizzazione Trasferte: Pianificare nei minimi dettagli i viaggi di lavoro nazionali e internazionali del Direttore (voli, treni, hotel, transfer, eventuali visti), inclusa la preparazione del materiale necessario per le trasferte.
- Supporto Operativo e Documentale: Redigere lettere, comunicazioni; Raccogliere e organizzare documenti preparatori per riunioni, incontri, tavoli tecnici e consigli di amministrazione assicurandone un’adeguata archiviazione; Gestire protocollo in entrata e in uscita e archivio documentale; Gestione documentale fornitori esterni; Gestione autorizzazioni trasferte dei dipendenti.
- Convocazione e Gestione Riunioni ed Eventi: Convocare e organizzare riunioni direzionali, redigere i verbali e assicurare il follow-up delle decisioni prese.
Requisiti:
- Laurea Magistrale in Scienze Politiche o Relazioni Internazionali/Lingue Straniere o Mediazione Linguistica/Scienze della Comunicazione o Relazioni Pubbliche/ Economia/Lettere;
- Esperienza pregressa di almeno 3 anni nel ruolo di Executive Assistant, Assistente di Alta Direzione o ruoli analoghi, preferibilmente all'interno di associazioni di categoria, enti istituzionali o grandi realtà strutturate.
- Eccellente padronanza della lingua italiana (scritta e parlata) per la redazione di testi formali e istituzionali;
- Ottima conoscenza della lingua inglese;
- Padronanza avanzata dei principali strumenti informatici (Pacchetto MS Office: Word, Excel, PowerPoint; gestione posta elettronica e calendari condivisi; Google Drive e Google Meet).
- Riservatezza e Integrità, problem solving, ottime capacità relazionali
Si offre contratto diretto a tempo determinato di 12 mesi con prospettiva
Orario di lavoro : Lun-giov dalle 8:30 alle 13:30 e dalle14:15 alle 17:15 Ven 8:30-13:00 (Con flessibilità di 60 min in entrata)
Luogo di lavoro : Roma Centro
Non è presente smart working
*Grafton Office è una specializzazione di Gi Group Spa autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (Aut. Min. 26/11/2004 PROT. 1101 - SG).
L’offerta si intende rivolta ai candidati nel rispetto del D.lgs. n. 198/2006 e ss.mm.ii. e dei Decreti Legislativi n. 215 e n. 216 del 2003 sulle parità di trattamento.
I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. EU 679/2016 al seguente indirizzo
Approfondimento sul ruolo
Un'opportunità per diventare braccio operativo di una leadership di alto livello nel settore del Real Estate. La posizione di Executive Assistant richiede una figura dinamica, organizzata e orientata ai risultati, capace di gestire con estrema precisione compiti contrattuali e amministrativi di elevata complessità.
Il ruolo
L'Executive Assistant supporterà direttamente il CEO nella gestione quotidiana delle attività operative e strategiche. Le responsabilità includono la gestione proattiva dell'agenda, l'organizzazione di meeting e trasferte, la predisposizione di bozze documentali e la revisione formale di contratti standard. La risorsa avrà inoltre il compito di monitorare scadenze societarie, gestire l'archivio aziendale con massima accuratezza e fungere da interfaccia costante con studi professionali, garantendo riservatezza e competenza tecnica in ogni adempimento.
Competenze valorizzate
- Gestione dell'agenda e organizzazione di riunioni e trasferte
- Predisposizione e revisione di documentazione contrattuale
- Precisione nella gestione di adempimenti amministrativi e documentali
- Capacità di agire con velocità e affidabilità sotto pressione
- Riservatezza professionale e gestione di informazioni sensibili
Il mercato del lavoro a Roma
Roma rappresenta un importante hub per il settore del Real Estate e dei servizi professionali, con una forte domanda di figure amministrative e gestionali di alto livello. Le aziende romane che operano in ambito immobiliare e consulenziale ricercano sempre più spesso professionisti capaci di supportare la leadership con competenza tecnica e operatività. La crescita del segmento premium del mercato immobiliare aumenta la richiesta di Executive Assistant qualificati e orientati all'eccellenza.
Domande frequenti
- Quali sono le responsabilità principali di un Executive Assistant?
- Un Executive Assistant supporta la leadership nella gestione quotidiana attraverso l'organizzazione dell'agenda, la gestione della documentazione, la revisione di contratti e il monitoraggio di scadenze amministrative. La figura agisce come filtro delle priorità e garantisce l'operatività delle attività strategiche.
- Quali requisiti sono fondamentali?
- È essenziale un approccio pratico, estrema precisione, capacità di operare con velocità e una solida conoscenza della gestione documentale e contrattuale. La riservatezza professionale e la capacità di gestire compiti complessi in autonomia sono fondamentali per il successo nel ruolo.