Facilities Manager

JLL supports the Whole You, personally and professionally.Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology to our clients. We are committed to hiring the best, most talented people in our industry; and we support them through professional growth, flexibility, and personalized benefits to manage life in and outside of work. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades, and technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, we empower you to shape a brighter way forward so you can thrive professionally and personally.We are seeking an experienced Facilities Manager to oversee comprehensive site operations and lead a high-performing team.Responsibilities:LeadershipManage and coach team membersDevelop and sustain a high-quality, well-motivated teamEnsure high staff morale, trust, and work ethicsBuild and maintain an environment that supports teamwork, cooperation, and performance excellenceMentor and enable training & development of team membersClient/Stakeholder ManagementProactively engage stakeholders to ensure on-site client expectations are metBuild and develop effective client/stakeholder relationships across multiple organizational levelsServe as on-site key point of contact for Facilities in the client's premisesProcurement & Vendor ManagementEnsure vendors are well-managed, delivering services on time and within budgetEnsure vendor procurement processes comply with agreed client procurement guidelines and Jones Lang LaSalle best practicesContracts ManagementPlan and manage all contracts to ensure professional delivery at appropriate costsMonitor contract expiry dates and initiate re-procurement when neededContinuously assess contracts to deliver best value to the clientFinance Management / Cost Control / ProfitabilityActively ensure the site's financial operations meet or exceed targets and control requirements, including the Jones Lang LaSalle Code of EthicsEnsure financial processes are followed at all timesHealth & Safety ManagementEnsure provision of a safe working environmentEnsure compliance with statutory regulations on fire, health, and safety standardsSite Operations Management:Ensure high-quality service delivery for soft and hard servicesRecommend continuous quality improvement practices and implement industry best practice operationsImplement building procedures and performance measures, maintaining them consistentlyEnsure all Critical Environment (CEM) requirements are metReview existing operations regularly to reduce costs and improve operational standardsRisk Management:Ensure a property risk management program, including audits, is implemented and maintainedEnsure escalation procedures and incident reporting procedures are implemented and in placeAssist in developing guidelines and strategies to ensure compliance with Jones Lang LaSalle's business conductAchieve Key Performance Indicators and Service Level AgreementsIdeal Experience:Experience in facilities managementExcellent interpersonal skills and ability to interact with a wide range of client staff and demandsKnowledge of Occupational Safety requirementsStrong PC literacy and proven ability to manage daily activities using various systemsDemonstrated experience with continuous improvement initiatives (highly desirable)Knowledge of vendor management for specialized servicesKnowledge of critical facilities and understanding of basic technical aspects of property (Computer Room Air-conditioning, Chiller systems, Fire Protection systems, Mechanical & Electrical systems, BMS systems)Proven capacity to understand and interpret commercial contractsBudget management and financial analysis skillsOther Personal Characteristics:Strong communicator with good presentation skills; possesses strong verbal and written communication skills; active listenerFluent in Italian and English for written, verbal, and reporting purposesPassion for quality with an eye for detail to ensure best service deliverySelf-motivated, confident, and energeticAbility to effectively handle stressful situationsFlexible and able to adapt to rapidly changing situationsStrongly goal-oriented with ability to focus on meeting all performance targetsTeam player able to cooperate and work well with others to meet targetsProven ability to initiate and follow through with improvement initiativesExhibits honesty and trustworthiness--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Stiamo cercando un/una Facilities Manager esperto/a per supervisionare le operazioni del sito e guidare un team ad alte prestazioni.ResponsabilitàLeadership:Gestire e guidare il teamSviluppare e mantenere un team motivato e di alta qualitàGarantire elevato morale del personale, fiducia ed etica professionaleCostruire e mantenere un ambiente che supporti il lavoro di squadra, la cooperazione e l'eccellenza nelle prestazioniFornire mentoring e supportare la formazione e lo sviluppo dei membri del teamGestione Cliente/Stakeholder:Coinvolgere proattivamente gli stakeholder per garantire che le aspettative del cliente in loco siano soddisfatteCostruire e sviluppare relazioni efficaci con clienti/stakeholder a più livelli dell'organizzazioneEssere il punto di contatto chiave in loco per i servizi Facilities presso la sede del clienteProcurement e Gestione Fornitori:Garantire che i fornitori siano ben gestiti, fornendo servizi nei tempi e nel budget previstiAssicurare che i processi di procurement dei fornitori siano conformi alle linee guida concordate con il cliente e alle best practice di Jones Lang LaSalleGestione Contratti:Pianificare e gestire tutti i contratti per garantire un'erogazione professionale ai costi appropriatiMonitorare le scadenze dei contratti e avviare il re-procurement quando necessarioValutare continuamente i contratti per garantire il miglior valore per il clienteGestione Finanziaria / Controllo Costi / Redditività:Lavorare attivamente per garantire che le operazioni finanziarie del sito raggiungano o superino gli obiettivi e i requisiti di controllo, incluso il Codice Etico di Jones Lang LaSalleAssicurare che i processi finanziari siano sempre seguitiGestione Salute e Sicurezza:Garantire un ambiente di lavoro sicuroAssicurare la conformità alle normative statutarie in materia di sicurezza antincendio, salute e sicurezzaGestione Operazioni del Sito:Garantire un'erogazione di servizi di alta qualità per servizi soft e hardRaccomandare pratiche di miglioramento continuo della qualità e implementare operazioni secondo le migliori pratiche del settoreImplementare procedure e misure di performance dell'edificio, mantenendole costantementeGarantire che tutti i requisiti di Critical Environment (CEM) siano soddisfattiRivedere regolarmente le operazioni esistenti per ridurre i costi e migliorare gli standard operativiGestione del Rischio:Garantire l'implementazione e il mantenimento di un programma di gestione del rischio immobiliare, inclusi gli auditAssicurare che le procedure di escalation e di segnalazione degli incidenti siano implementate e operativeAssistere nello sviluppo di linee guida e strategie per garantire la conformità alla condotta aziendale di Jones Lang LaSalleRaggiungere gli Indicatori Chiave di Performance (KPI) e gli Accordi sul Livello di Servizio (SLA)Esperienza Ideale:Esperienza in facility managementEccellenti capacità interpersonali e abilità di interagire con un'ampia gamma di personale e richieste del clienteConoscenza dei requisiti di Sicurezza sul LavoroSolida competenza informatica e comprovata capacità di gestire le attività quotidiane utilizzando vari sistemiEsperienza dimostrata con iniziative di miglioramento continuo (altamente desiderabile)Conoscenza della gestione fornitori per servizi specializzatiConoscenza delle strutture critiche e comprensione degli aspetti tecnici di base della proprietà (climatizzazione sale server, sistemi chiller, sistemi di protezione antincendio, sistemi meccanici ed elettrici, sistemi BMS)Comprovata capacità di comprendere e interpretare contratti commercialiCompetenze di gestione del budget e analisi finanziariaAltre Caratteristiche Personali:Comunicatore/comunicatrice efficace con buone capacità di presentazione; possiede forti competenze di comunicazione verbale e scritta; ascoltatore/ascoltatrice attivo/aFluente in inglese per scopi scritti, verbali e di reportisticaPassione per la qualità con attenzione ai dettagli per garantire la migliore erogazione dei serviziAuto-motivato/a, sicuro/a di sé ed energico/aCapacità di gestire efficacemente situazioni stressantiFlessibile e capace di adattarsi a situazioni in rapido cambiamentoFortemente orientato/a agli obiettivi con capacità di concentrarsi sul raggiungimento di tutti i target di performanceTeam player capace di cooperare e lavorare bene con gli altri per raggiungere gli obiettiviComprovata capacità di avviare e portare a termine iniziative di miglioramentoDimostra onestà e affidabilitàEstimated compensation for this position:38,000.00 – 47,000.00 EUR per yearFinal compensation packages are determined by various considerations including, but not limited to, skills and competencies assessed on the basis of objective criteria.If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements below. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!Personalized benefits that support personal well-being and growth:JLL recognizes the impact that the workplace can have on your wellness, so we offer a supportive culture and comprehensive benefits package that prioritizes mental, physical and emotional health.About JLL –We’re JLL—a leading professional services and investment management firm specializing in real estate. We have operations in over 80 countries and a workforce of over 102,000 individuals around the world who help real estate owners, occupiers and investors achieve their business ambitions. As a global Fortune 500 company, we also have an inherent responsibility to drive sustainability and corporate social responsibility. That’s why we’re committed to our purpose to shape the future of real estate for a better world. We’re using the most advanced technology to create rewarding opportunities, amazing spaces and sustainable real estate solutions for our clients, our people, and our communities.Our core values of teamwork, ethics and excellence are also fundamental to everything we do and we’re honored to be recognized with awards for our success by organizations both globally and locally.Creating a diverse and inclusive culture where we all feel welcomed, valued and empowered to achieve our full potential is important to who we are today and where we’re headed in the future. And we know that unique backgrounds, experiences and perspectives help us think bigger, spark innovation and succeed together. #J-18808-Ljbffr