Finance Administrative Manager – Based in Italy

Proenza Schouler is seeking a highly skilled Finance + Administrative Manager to oversee all financial operations and administrative functions for the Italian subsidiary based in Scandicci (FI), Italy. This is a critical role responsible for ensuring compliance, managing day-to-day financial tasks, and supporting the efficient functioning of the local office.

Responsibilities

• Manage daily accounting operations and ensure accurate monthly GL entries, including banks, payroll, tax, intercompany transactions, revenue, cost accruals, and fixed assets.
• Prepare and maintain financial statements for the Italian SRL in accordance with local GAAP and US parent requirements
• Lead budget preparation, monthly variance analysis, and reforecasting.
• Produce ad-hoc management reports to support business decisions.
• Perform gross margin and inventory analysis at both local (Italy) and group level.
• Maintain and update standard cost data.
• Reconcile monthly bank transactions and initiate bank payments to vendors and employees.
• Maintain strong relationships with banks and credit institutions; handle credit facility applications if needed.
• Ensure timely and accurate VAT reporting (monthly, quarterly, yearly) and maintain VAT registers for both the Italian SRL and the fiscal representative.
• Coordinate year-end inventory counts and perform reconciliations.
• Liaise with statutory auditors, fiscal consultants, payroll providers, and transfer pricing consultants, providing necessary data and support.
• Stay up to date with Italian and EU regulations, ensuring full compliance; draft internal procedures as needed.
• Maintain and update statutory books as required by law.
• Act as the primary liaison with vendors, managing payment terms and resolving issues.
• Monitor and process monthly timesheets for payroll preparation for external Payroll consultant to prepare wage slips.
• Act as the local point of contact for HR administrative activities in collaboration with the global HR team.
• Ensure compliance with local labor laws and employment regulations.

Qualifications

• 5-7 years relevant experience in a similar Finance & Administrative Manager role is preferred
• Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Business Administration, or a related field.
• Experience coordinating with external consultants (fiscal, payroll, audit, transfer pricing) and working in a multinational or cross-functional environment is beneficial.
• Mastery of Italian GAAP; basic knowledge of US GAAP is an advantage.
• Strong knowledge of Italian fiscal and VAT regulations, including experience with filings and compliance.
• Proficient with ERP/accounting systems (RLM a plus) and advanced Excel.
• Ability to lead a team and manage HR-related tasks for a small, multi-department workforce (approx. 6 people).
• Highest level of proactivity, reliability, honesty, and professionalism is mandatory.
• Strong problem-solving skills and a can-do attitude.
• Demonstrated adaptability and open-mindedness in dynamic or changing environments.
• Strong organizational and communication skills, with the ability to work independently and cross-functionally.
• Professional and high level of spoken and written English is required.
• Fluency in Italian is mandatory.

Proenza Schouler è alla ricerca di un Finance & Administrative Manager altamente qualificato, responsabile di tutte le operazioni finanziarie e delle funzioni amministrative della filiale italiana. Si tratta di un ruolo chiave volto a garantire la conformità normativa, gestire le attività finanziarie quotidiane e supportare il corretto funzionamento dell’ufficio locale.

Mansioni

• Gestire le operazioni contabili quotidiane e garantire registrazioni contabili mensili accurate, incluse: banche, paghe, imposte, transazioni infragruppo, ricavi, accantonamenti e cespiti.
• Redigere e mantenere i bilanci della società italiana (SRL) in conformità ai principi contabili locali (Italian GAAP) e ai requisiti della casa madre statunitense.
• Coordinare la preparazione del budget, l’analisi degli scostamenti mensili e i processi di reforecasting.
• Elaborare report gestionali ad hoc a supporto delle decisioni strategiche.
• Condurre analisi di marginalità e di magazzino, sia a livello locale (Italia) che di gruppo.
• Mantenere e aggiornare i dati dei costi standard.
• Riconciliare le transazioni bancarie mensili e avviare i pagamenti verso fornitori e dipendenti.
• Mantenere solide relazioni con banche e istituti di credito; gestire le richieste di affidamento se necessario.
• Garantire la corretta e puntuale redazione della reportistica IVA (mensile, trimestrale, annuale) e mantenere i registri IVA per la SRL italiana e per il rappresentante fiscale.
• Coordinare gli inventari di fine anno e svolgere le relative riconciliazioni.
• Collaborare con revisori legali, consulenti fiscali, del lavoro e di transfer pricing, fornendo i dati e il supporto necessari.
• Mantenersi aggiornati sulla normativa italiana ed europea, assicurando la piena conformità normativa; redigere procedure interne ove richiesto.
• Aggiornare i libri sociali secondo gli obblighi di legge.
• Agire come referente per i fornitori, gestendo le condizioni di pagamento e risolvendo eventuali problematiche.
• Monitorare e processare le presenze mensili a supporto della preparazione paghe per il consulente esterno.
• Fungere da referente locale per le attività amministrative del personale in collaborazione con il team HR globale.
• Garantire la conformità alle normative locali in materia di lavoro e diritto del lavoro.

Requisiti

• Preferibile esperienza di 5-7 anni in una posizione simile in ambito Finance & Administration.
• Laurea in Economia, Finanza, Amministrazione Aziendale o discipline affini.
• Esperienza nel coordinamento con consulenti esterni (fiscali, payroll, revisori, transfer pricing) e contesti multinazionali o cross-funzionali.
• Ottima conoscenza dei principi contabili italiani (Italian GAAP); conoscenza base dei principi contabili statunitensi (US GAAP) è un plus.
• Conoscenza approfondita della normativa fiscale italiana e dell’IVA, esperienza con adempimenti e compliance.
• Competenza nell’uso di sistemi ERP/contabilità (RLM è un plus) e conoscenza avanzata di Excel.
• Capacità di guidare un team e gestire attività HR per un piccolo organico multidisciplinare (circa 6 persone).
• Massima proattività, affidabilità, integrità e professionalità.
• Eccellenti doti di problem-solving e attitudine positiva.
• Flessibilità e apertura mentale in contesti dinamici o in evoluzione.
• Ottime capacità organizzative e comunicative, con propensione al lavoro autonomo e cross-funzionale.
• Ottima conoscenza della lingua inglese, sia parlata che scritta.
• Conoscenza fluente della lingua italiana (requisito indispensabile).