HR ADMINISTRATION SPECIALIST (w/m/d)

Gemäß dem Credo „Licht als ästhetisches Element“ haben wir uns zu einer renommierten Marke im Lichtsystembereich sowohl bei Großflächen und Flughäfen, im öffentlichen Raum, als auch in der Architektur- und Kulturbranche entwickelt. Somit ist die Auseinandersetzung mit dem Thema Licht für uns nicht nur im Bereich der technisch funktionalen Lichtsysteme alltäglich. Auch im kreativen Bereich arbeiten wir mit Lichtplanungsbüros und internationalen Künstlern eng zusammen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Eintritt eine engagierte Persönlichkeit im Bereich HR Administration, die die administrativen Kernaufgaben im Personalbereich übernimmt und eng mit der Position Head of HR zusammenarbeitet.

Deine Hauptaufgaben:

• Verantwortung für die Personaladministration entlang des gesamten Employee Lifecycle (Eintritt, Vertragsmanagement, Änderungen, Austritt)
• Vorbereitung und Abwicklung aller administrativen Schritte bei Einstellungen und Abmeldungen in Abstimmung mit dem Head of HR und in Zusammenarbeit mit externen Partnern
• Schnittstelle zum externen Lohnverrechner sowie Vorbereitung und Bereitstellung der relevanten Daten für die monatliche Lohnabrechnung
• Verwaltung und Pflege der Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaubskonten der Mitarbeitenden
• Pflege und Aktualisierung der Personalakten sowie HR-relevanter Dokumentationen
• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei vertragsrechtlichen und administrativen Fragestellungen
• Unterstützung des Head of HR im Recruiting-Prozess, z. B. bei der Koordination von Bewerbungen, der Organisation von Gesprächen sowie der Kommunikation mit Kandidat:innen
• Unterstützung des Head of HR bei HR-Projekten, organisatorischen Themen sowie allgemeinen HR-Prozessen
• Enge Zusammenarbeit mit dem Head of HR sowie gegenseitige Unterstützung und Vertretung innerhalb des HR-Teams, um eine kontinuierliche und nachhaltige Abwicklung aller operativen HR-Themen sicherzustellen
• Organisation und Koordination von arbeitsmedizinischen Untersuchungen, verpflichtenden Schulungen und sicherheitsrelevanten Maßnahmen
• Unterstützung bei Onboarding-Prozessen sowie administrativen HR-Abläufen im Tagesgeschäft

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Personalbereich (z. B. Personalverwaltung, Arbeitsrecht, HR-Assistenz) oder ein Studium mit Schwerpunkt Personal / Recht / Wirtschaft
• Erste Berufserfahrung in der Personaladministration, HR-Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen HR-Funktion
• Gute Kenntnisse der arbeitsrechtlichen Grundlagen sowie der administrativen Personalprozesse (Eintritt, Vertragsänderungen, Austritt)
• Erfahrung im Umgang mit Arbeitszeitverwaltung, Abwesenheitsmanagement und HR-Dokumentation von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) sowie idealerweise Erfahrung mit HR-Software oder Zeitwirtschaftssystemen
• Sehr strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Personaldaten
• Serviceorientierte Persönlichkeit mit Freude am Umgang mit Mitarbeitenden
• Teamfähigkeit sowie eine proaktive und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil

Unser Angebot:

• Flexible Arbeitszeitgestaltung in Kombination mit der Möglichkeit zu Homeoffice (bis zu zwei Tage pro Woche nach der Einarbeitungsphase)
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Möglichkeit, den firmeneigenen Mensadienst zu nutzen
• Eine spannende Position in einem zukunftsorientierten Unternehmen, das aktiv die Energiewende mitgestaltet
• Gestaltungsmöglichkeiten bei der Entwicklung und Umsetzung der Ziele

Du fühlst Dich angesprochen und hast Interesse? Dann freuen wir uns, Dich bald kennen zu lernen! Bitte sende uns deine vollständigen Bewerbungsunterlagen über das Bewerbungsformular zu.