Office Assistant - Categoria Protetta (L.68/99)

Per una realtà metalmeccanica internazionale, strutturata e in costante crescita, ricerchiamo una figura di Office Assistant.

La persona selezionata rappresenterà il primo punto di contatto dell’azienda, contribuendo a garantire un’accoglienza professionale e un efficace supporto organizzativo alle attività quotidiane.

Principali responsabilità

• accoglienza e registrazione di clienti, fornitori, visitatori e collaboratori esterni, garantendo professionalità;
• gestione del centralino aziendale, filtro e smistamento delle chiamate verso i referenti interni;
• organizzazione e preparazione delle sale riunioni, coordinamento degli incontri aziendali e supporto logistico durante meeting ed eventi interni;
• gestione della posta in entrata e in uscita, dei corrieri e della documentazione aziendale cartacea e digitale;
• supporto alle attività di segreteria generale e back office amministrativo, inclusa la predisposizione e l’aggiornamento di documenti e report;
• supporto alla gestione di agende, appuntamenti, prenotazioni e trasferte aziendali, con coordinamento di viaggi, hotel e spostamenti;
• attività di archiviazione documentale, inserimento dati e aggiornamento dei sistemi informativi aziendali;
• supporto operativo ai diversi dipartimenti aziendali, facilitando il coordinamento delle attività quotidiane e delle comunicazioni interne;
• supervisione degli spazi comuni e interfaccia con fornitori esterni per esigenze operative e organizzative;
• collaborazione nella gestione delle procedure interne e nel mantenimento degli standard organizzativi aziendali;
• gestione della documentazione nel rispetto della GDPR e della normativa privacy vigente.

Requisiti richiesti

• Diploma di scuola superiore;
• esperienza, anche breve, maturata in ruoli di reception, front office;
• buona conoscenza della lingua inglese;
• buona padronanza dei principali strumenti informatici, del pacchetto Office e dei sistemi di gestione documentale.

Completano il profilo professionalità, riservatezza, precisione, capacità organizzative, predisposizione al contatto con il pubblico e al lavoro in team, unitamente a ottime doti comunicative e relazionali e alla capacità di gestire le priorità in un ambiente dinamico e strutturato.