Office Assistant

Per una prestigiosa società di ingegneria multidisciplinare specializzata nel settore real estate, punto di riferimento nel panorama milanese , siamo alla ricerca di un/una Office Assistant

La figura selezionata avrà un ruolo strategico nel garantire il corretto funzionamento delle attività d'ufficio.

Quali attività dovrai svolgere:

• Gestione del centralino e smistamento delle telefonate in entrata.
• Smistamento della posta in arrivo e invio di fax.
• Gestione degli ordini di cancelleria: valutazione dei fornitori, controllo delle scorte e organizzazione degli spazi.
• Prenotazione di servizi di spedizione (pony/corrieri) e monitoraggio delle consegne.
• Disbrigo di pratiche presso enti e uffici postali.
• Organizzazione di viaggi: prenotazioni di biglietti aerei e ferroviari online o tramite agenzia.
• Gestione delle business card aziendali: ordini e controllo periodico delle scorte.
• Assistenza nell'organizzazione di eventi interni ed esterni.
• Supporto nella redazione di documenti tecnici.
• Gestione e archiviazione di riviste tecniche e materiali bibliografici.
• Supervisione del decoro e dell'ordine degli spazi aziendali e delle sale riunioni.
• Ottimizzazione degli spazi di archiviazione e gestione.
• Aggiornamento di file e database aziendali.
• Supporto alla Direzione Amministrativa.
• Supervisione e aggiornamento del materiale di presentazione aziendale, incluse brochure, CV dello staff, e materiali di marketing.

Requisiti :

Esperienza : almeno 1-2 anni in ruoli di front office, office management o segreteria operativa.

Competenze tecniche :

• Capacità nella gestione di documentazione, appuntamenti e prenotazioni.
• Ottima padronanza del pacchetto Office.

Lingue : conoscenza della lingua inglese scritta.

Soft skills : autonomia, proattività, organizzazione e attenzione al dettaglio.

Si valutano anche candidature per ruoli p.time