People e Board Assistant | Categoria Protetta L.68/99

Realtà italiana indipendente specializzata in design, innovazione e trasformazione organizzativa. Supporta aziende e organizzazioni complesse nella progettazione di servizi digitali, processi e modelli di business, integrando competenze strategiche, comunicazione e soluzioni AI per generare valore concreto nel tempo.

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La risorsa verrà inserita nel team office support ed avrà le seguenti responsabilità:

• Gestire agenda, appuntamenti, priorità e follow-up del CEO e dei membri del Board.
• Organizzare meeting interni ed esterni, riunioni istituzionali, incontri con stakeholder, partner, consulenti, clienti o investitori.
• Preparare materiali, documentazione, briefing e informazioni utili a supporto degli incontri executive.
• Presidiare scadenze, promemoria, task aperti e azioni successive alle riunioni del CEO e del Board.
• Gestire comunicazioni operative e organizzative per conto del CEO e del Board, assicurando tono, precisione, riservatezza e tempestività.
• Supportare la gestione di priorità trasversali, facilitando il coordinamento tra CEO, Board, leadership team e funzioni interne.

• Supportare l’organizzazione delle riunioni del Board, dei comitati e degli incontri di governance.
• Coordinare calendari, convocazioni, sale, collegamenti da remoto, materiali preparatori e documentazione post-meeting.
• Curare la raccolta, l’organizzazione e la distribuzione controllata di documenti, presentazioni, verbali, report e materiali riservati.
• Monitorare action point, decisioni e follow-up emersi dalle riunioni del Board, assicurando tracciabilità e avanzamento.
• Collaborare con consulenti esterni, advisor, legali, amministrazione e funzioni interne per la preparazione dei materiali necessari.
• Garantire massima riservatezza nella gestione di informazioni sensibili, strategiche, economiche, organizzative o societarie.

• Contribuire al coordinamento operativo di attività che coinvolgono più funzioni aziendali.
• Collaborare e contribuire alle attività di Segreteria Operativa People in quanto a travel management, cura degli spazi, accoglienza e supporto negli eventi aziendali e nella loro organizzazione.
• Supportare progetti speciali promossi da CEO, Board o leadership team.
• Facilitare la circolazione delle informazioni tra le funzioni, evitando dispersioni, sovrapposizioni o ritardi.
• Raccogliere fabbisogni organizzativi e operativi, indirizzandoli verso le funzioni competenti.
• Collaborare con People, Procurement, Finance, IT e Office Management per assicurare continuità e qualità nell’esecuzione delle attività.

• Organizzare trasferte, viaggi, pernottamenti, spostamenti e accoglienza per CEO, Board, ospiti executive e stakeholder rilevanti.
• Coordinare meeting esterni, pranzi, cene, eventi istituzionali e momenti di rappresentanza.
• Garantire un’esperienza di accoglienza curata, coerente con il posizionamento aziendale e adeguata al livello degli interlocutori.
• Gestire eventuali esigenze personali-professionali collegate all’operatività del CEO e del Board, nel rispetto dei confini del ruolo e delle policy aziendali.

• Preparare agende, ordini del giorno, minute operative, sintesi e follow-up meeting.
• Raccogliere input dai partecipanti, consolidare materiali e assicurare che i documenti siano pronti nei tempi previsti.
• Tenere traccia delle decisioni prese, delle responsabilità assegnate e delle scadenze concordate.
• Supportare la predisposizione di presentazioni, report, note informative e documenti di sintesi.

• Contribuire all’organizzazione di eventi aziendali, istituzionali o di rappresentanza con particolare attenzione alla partecipazione del CEO e del Board.
• Coordinarsi con Segreteria People e Procurement per logistica, fornitori, catering, materiali, ospitalità e allestimenti.
• Presidiare la qualità dell’esperienza degli ospiti e degli stakeholder coinvolti.

Il/la candidato/a dovrà avere esperienza in ruoli di office management in contesti dinamici, preferibilmente start up.

La conoscenza della lingua inglese a livello B2 e l'appartenenza alle Categorie Protette è un requisito fondamentale.

Si offre un contratto diretto con l'azienda partner a tempo indeterminato.

Range retributivo: 33.000€ - 43.000€

Buoni pasto: 7€

Zona di lavoro: Roma Nord.

L’annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. 198/2006) e nel rispetto di quanto disposto dall’art. 10 del D.Lgs n. 276/2003. I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy ai sensi dell'art. 13 e art. 14 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati. Aut. Min. Prot. R. del 31/12/2021.

La maggior parte dei nuovi assunti nel ruolo rientra in questo intervallo e ha l’opportunità di aumentare la propria retribuzione nel tempo.

L’inquadramento iniziale all’interno della fascia salariale si basa tuttavia sulle conoscenze, competenze ed esperienze rilevanti per la posizione.

L’azienda è impegnata a supportare i propri collaboratori nel raggiungimento del successo e nella crescita professionale.

La retribuzione base è solo una delle componenti del pacchetto di Total Rewards.

L’annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. 198/2006) e nel rispetto di quanto disposto dall’art. 10 del D.Lgs n. 276/2003. I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy ai sensi dell'art. 13 e art. 14 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati. Aut. Min. Prot. R. del 31/12/2021.