Personal & Executive Assistant to CEO

Personal & Executive Assistant to CEO

Obiettivo del ruolo: Massimizzare l'efficienza temporale, operativa e strategica del CEO, fungendo da unico punto di contatto, facilitatore aziendale e gestore della holding e della sfera logistico-personale, garantendo i massimi standard di riservatezza e precisione.

1. Gestione Executive & Operations

Nucleo operativo dell'assistenza quotidiana per garantire l'efficienza del CEO e l'ottimizzazione del suo tempo.

- Inbox & Gatekeeping Filter: Gestione, screening e prioritizzazione della corrispondenza scritta (email, canali riservati) e delle chiamate in entrata, fungendo da filtro per preservare il tempo del CEO.

- Agenda & Time Management complesso: Pianificazione e ottimizzazione dell'agenda personale e professionale, incrociando gli impegni istituzionali con i passaggi strategici della holding di investimento.

- Organizzazione Trasferte ed Eventi High-Level: Pianificazione logistica di viaggi, tappe nelle varie sedi d'Italia e d'Europa, e coordinamento della partecipazione a tavoli di lavoro o eventi di settore.

- Coordinamento e Filtro Pratiche: Raccolta di documenti, contratti e relazioni provenienti dai vari dipartimenti (Marketing, IT, Legal, HR) prima della firma o revisione finale del CEO.

2. Focus Luxury Company

- Supporto all'interno della struttura incentrato sull'interfaccia relazionale di alto livello e sul monitoraggio dell'efficienza aziendale.

- Interfaccia con i Top Clients: Gestione dei primi contatti o del mantenimento delle relazioni di cortesia e rappresentanza con clienti istituzionali, grandi investitori internazionali, fondi e istituzioni, garantendo i massimi standard di privacy e protocollo.

- Supervisione Scadenze KPI: Supporto nel monitoraggio dei parametri analitici e informatici della rete di Advisor e dell'infrastruttura aziendale (modelli statistici e IT).

3. Focus Holding e Veicoli di Investimento

Supporto alla figura del CEO nella veste di investitore societario e istituzionale.

- Archiviazione Societaria e Documentale: Gestione dell'archivio riservato della holding: visure, verbali d'assemblea, patti parasociali, cartelle di due diligence e documentazione bancaria/fiscale.

- Interfaccia con i Professionisti (Advisor Esterni): Gestione dei flussi comunicativi e dei solleciti con gli studi legali d'affari, i commercialisti, i consulenti fiscali e i notai che curano le operazioni della holding.

- Preparazione Dossier di Investimento: Raccolta preliminare di dati, pitch e analisi di mercato su nuove opportunità immobiliari o societarie da sottoporre alla valutazione del CEO.

4. Supporto alla Vita Personale e Familiare

Ottimizzazione della vita privata del manager per favorire la massima performance professionale.

Gestione delle Residenze e del Personale Domestico

- Property Management delle case private e dello Staff Domestico: Supervisione della manutenzione ordinaria e straordinaria delle proprietà personali e di famiglia; coordinamento di artigiani, fornitori e ditte di servizi.

Logistica Familiare e Conciergerie

- Family Agenda & Scadenze: Sincronizzazione degli impegni familiari con l'agenda business (visite mediche, scadenze dei documenti personali, impegni scolastici dei membri della famiglia).

- Conciergerie e Gestione del Tempo Libero: Organizzazione e prenotazione di viaggi, soggiorni, trasporti privati (charter, imbarcazioni) ed eventi per la sfera privata e familiare; gestione di prenotazioni ristorative e reperimento di ingressi per eventi culturali, artistici o di rappresentanza.

5. Competenze Richieste, Soft Skills e Strumenti

- Massimo Livello di Segretezza (NDA): Trattando informazioni altamente sensibili (patrimoni di clienti, strategie di espansione, operazioni finanziarie della holding e dinamiche familiari), la riservatezza assoluta è il prerequisito fondamentale.

- Flessibilità e Problem Solving d'Élite: Capacità di gestire imprevisti in tempo reale, sia sul fronte business che sul fronte privato, mantenendo la calma sotto pressione.

- Competenze Linguistiche Elevate: Interazione fluida e impeccabile in italiano e inglese (con preferenza per una seconda lingua straniera).

- Strumenti Chiave: Padronanza assoluta della Suite Google/Office avanzata e dei tool di gestione attività. Familiarità con logiche CRM e con infrastrutture IT per l'analisi dei dati.

- Nozioni Base di Business: Comprensione di base del diritto societario, immobiliare e di finanza per comprendere i flussi della holding.