RECEPTIONIST - OFFICE MANAGER

Synergie Italia Spa, filiale di Milano Cadorna, ricerca per azienda cliente altamente qualificata un profilo da inserire in qualità di:

OFFICE MANAGER

La figura selezionata dovrà coniugare professionalità e discrezione, in linea con l’identità e il posizionamento di alto livello della società, riuscendo a combinare precisione operativa, cura dell’esperienza dell’ospite e capacità di coordinamento interno, fornendo un presidio trasversale anche su attività di supporto IT. In particolare, si occuperà di:

Accoglienza e gestione ospiti

• Accoglienza clienti e visitatori;
• Cura dell’esperienza dell’ospite;
• Preparazione, riordino e cura degli spazi (sale riunioni, reception, aree comuni);

Gestione sale riunioni e meeting

• Verifica dello stato delle sale;
• Supporto logistico e organizzativo per meeting in presenza, videocall;
• Allestimento per pranzi di lavoro, in costante coordinamento con assistenti e team.

Supporto area IT

• Gestione operativa degli acquisti IT (hardware di base, accessori, materiali di consumo), in coordinamento con i referenti interni;
• Monitoraggio delle dotazioni IT e segnalazione di eventuali necessità o criticità, con interfaccia con la società IT esterna per segnalazioni e coordinamento degli interventi;
• Supporto di primo livello agli utenti per problematiche semplici (es. connessioni, sale riunioni, videocall);
• Supporto logistico nell’onboarding di nuovi dipendenti (predisposizione postazioni, dotazioni base).

Front office e comunicazione

• Gestione del centralino telefonico;
• Gestione degli accessi degli ospiti e comunicazione con i team interni;
• Ricezione e gestione di corrispondenza, pacchi e spedizioni.

Gestione operativa e organizzativa

• Supervisione e riordino delle dotazioni della reception (bevande, materiali, forniture);
• Gestione degli acquisti generali;
• Supporto alle attività di segreteria (es. organizzazione viaggi, modifiche prenotazioni, supporto documentale);
• Coordinamento con fornitori.

Si richiedono:

• Diploma ;
• Esperienza pregressa nel ruolo , preferibilmente in contesti di rappresentanza o in società di consulenza strutturate;
• Ottime doti relazionali, comunicative e di problem solving , approccio proattivo e orientato al servizio ;
• Predisposizione al lavoro in team ;
• Buona conoscenza della lingua inglese , scritta e parlata (la conoscenza di un’eventuale altra lingua sarà considerata un plus);
• Ottima padronanza dei principali strumenti informatici (pacchetto Office, calendari condivisi, Teams);

Precisione, riservatezza, capacità organizzativa e autonomia operativa completano il profilo.

Luogo di lavoro: Milano (centro).

Orario di lavoro: full time 40 ore settimanali, lunedì-venerdì , e .

Si offre inserimento iniziale a tempo determinato in somministrazione , con contratto della durata di 1 anno , finalizzato. CCNL Commercio , 4° livello, RAL 25K , ticket 7€.