Sales Support Specialist

Entra a far parte di WISE come Sales Support Specialist !

Chi siamo:

WISE è una PMI innovativa nel settore dei dispositivi medici, che ha sviluppato una nuova generazione di elettrodi per il neuromonitoraggio e la neuromodulazione.

Posizione : Sales Support Specialist

Cosa farai:

La figura ricercata, riportando al Direttore Vendite e al Direttore Amministrativo, si occuperà delle seguenti attività:

Attività principale

Vendite

• Emissione, mantenimento e aggiornamento delle schede Clienti (nell'applicativo contabile e nell’applicativo ERP);
• Preparazione e invio di offerte, ordini attivi e conferme d’ordine;
• Ricezione ordini e verifica rispetto a offerte / contratti in essere
• Preparazione e invio di richieste di pagamento e/o fatture proforma;
• Interazione con i clienti (come punto di contatto tra funzioni interne quali magazzino e commerciali e entità esterne quali ospedali e distributori);
• Tracciabilità dei prodotti nei confronti del Cliente;
• Emissione e invio di fatture attive, in coordinamento con la Contabilità;
• Verifica degli incassi;
• Gestione delle pratiche doganali e spedizioni relative alle vendite
• Invio documenti aggiuntivi previsti dai contratti con i clienti (es. marchio CE, istruzioni per l’uso, ecc.)
• Attività amministrative relative al processo di vendita di beni e servizi;
• Interazioni varie con clienti legate agli ordini;
• Archiviazione della documentazione (offerte, contratti, ordini, documenti di trasporto, esportazione, re-importazione, ecc.) relativa alle vendite.

Attività trasversali

• Supporto al team commerciale nella gestione operativa dei clienti;
• Monitoraggio dello stato degli ordini e gestione eventuali criticità (ritardi, resi, reclami);
• Collaborazione con logistica e magazzino per garantire correttezza e puntualità delle consegne;
• Aggiornamento e gestione reportistica vendite (ordini, fatturato, backlog);
• Supporto nella gestione di gare/appalti;
• Miglioramento continuo dei processi amministrativi e commerciali;
• Supporto nelle attività di audit e compliance documentale.

Attività a supporto

Acquisti

• Elaborazione, invio e archiviazione ordini di acquisto da trasmettere ai fornitori;
• Verifica delle conferme d’ordine
• Controllo dei documenti richiesti da ordini contratti (es. documenti appaltatori e informative sui rischi)
• Attività amministrative relative al processo di acquisto di beni e servizi.
• Controllo ed elaborazione delle note spese di dipendenti e collaboratori;
• Inserimento e aggiornamento dei dati dei fornitori nell'applicativo contabile;
• Ricezione merci;
• Interazione con fornitori esterni di beni/servizi relativamente agli ordini di acquisto
• Gestione delle pratiche doganali relative agli acquisti
• Archiviazione della documentazione (PO, contratti, documenti di trasporto e importazione, ecc.) relativa agli acquisti

Contabilità

• Ricezione e/o download di fatture e altri documenti contabili
• Verifica della conformità delle fatture (e di altri documenti) rispetto ai beni/servizi consegnati e agli accordi in essere;
• Registrazione, archiviazione di fatture attive e passive e di altri documenti contabili;
• Supporto nell'elaborazione delle dichiarazioni dei redditi fornendo dati contabili a consulenti fiscali e sindaci;
• Archiviazione della documentazione prodotta dalla contabilità (fatture, documenti fiscali, ecc.)
• Supporto nell’emissione delle fatture attive.

Mansioni varie

• Commissioni di segreteria (es. fotocopie, prenotazione trasporti, ufficio postale ecc.)
• Accoglienza ospiti, fornitori, corrieri
• Supporto alla gestione degli uffici della Società

Requisiti:

• Ottima conoscenza della lingua inglese
• Precisione e affidabilità
• Buone capacità comunicative e di collaborazione
• Capacità di organizzare il lavoro in autonomia
• Percorso di studi: diploma di ragioneria o laurea triennale in scienze economiche
• Buona conoscenza dei principali applicativi informatici (Microsoft Office: Excel, Word Power Point)
• Esperienza nell'uso di applicativi di contabilità (es. Zucchetti, Buffetti, SAP)
• Esperienza nelle procedure contabili e IVA (preferibile ma non essenziale)
• Conoscenze di base della legislazione e della pratica doganale (preferibile ma non essenziale)

Retribuzione e inquadramento commisurati all’esperienza del candidato.

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