Senior Ceo'S Executive Assistant – Scale Up

Siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant con conoscenza fluente della lingua inglese, altamente organizzato/a, proattivo/a, discreto/a e con eccellenti doti comunicative per supportare il CEO di una scale up con sede a Milano comodamente raggiungibile con i mezzi. Si offre contratto a tempo indeterminato con budget fino a 60K (total package da riparametrare in base all’esperienza pregressa) + ticket restaurant. Smartworking previsto in casi eccezionali. La figura selezionata agirà come un partner di fiducia, gestendo un’agenda complessa, coordinando viaggi e riunioni e garantendo l’efficienza delle operazioni quotidiane. Avrà inoltre un ruolo attivo nel supportare il CEO nella gestione della relazione interna tra le varie business unit e country. Responsabilità Principali

Gestione Agenda: gestire il calendario della Leadership, programmando riunioni, appuntamenti ed eventi in diversi fusi orari; verificare la correttezza dei partecipanti in anticipo e riconsiderare le presenze cinque minuti prima di ogni incontro per garantire il rispetto dei tempi previsti. Gestione Richieste: partecipare alla finestra temporale quotidiana dedicata all’agenda per raccogliere tutte le informazioni necessarie alla pianificazione delle riunioni. Valutazione Priorità: valutare urgenze e priorità e, in via eccezionale, inserire nuove voci nell’agenda quotidiana secondo necessità. Punto di Contatto: fungere da referente principale tra l’Executive e gli stakeholder interni ed esterni. Corrispondenza: gestire comunicazioni, email e chiamate con discrezione, professionalità e massima riservatezza. Supporto Operativo: organizzare e preparare materiali per riunioni, presentazioni e report. Logistica Viaggi: coordinare trasferte nazionali e internazionali, inclusi itinerari, alloggi e logistica. Amministrazione: gestire note spese, fatture e monitoraggio del budget relativo alle attività della Leadership. Project Management: supportare la preparazione e il follow‑up di progetti chiave, assicurando il rispetto di scadenze e priorità. Integrità: trattare le informazioni riservate con il massimo livello di integrità e sensibilità. Attività Ad Hoc: assistere in compiti amministrativi e personali secondo necessità.

Qualifiche e Competenze richieste

Esperienza: comprovata esperienza oltre 5 anni come Executive Assistant, Personal Assistant o ruoli simili a supporto di figure senior. L’esperienza in contesti start up, scale up o organizzazioni in rapido crescita rappresenta un plus. Organizzazione: eccellenti doti organizzative e di gestione del tempo, con capacità di multitasking e prioritizzazione efficace. Comunicazione: ottime capacità di comunicazione scritta e verbale in italiano ed inglese. Competenze Tecniche: padronanza della suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) e degli strumenti di collaborazione (Teams, Slack, Zoom, Google Meet). Attitudine: elevato livello di discrezione, professionalità e affidabilità. Problem Solving: atteggiamento proattivo e capacità di lavorare in autonomia. Flessibilità: adattabilità ai cambiamenti di priorità.

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